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Une plus grande visibilité de la COI

Communiquer, c’est créer un espace d’échanges. Dans le cadre de la Commission de l’océan Indien, il s’agit de nourrir cet espace afin qu’il contribue à une ambition commune, le renforcement de l’Indianocéanie, socle et tremplin du développement durable et de l’intégration de la région.

Une unité de communication plus structurée

Mise en place en 2012, l’unité de communication  a été étoffée de nouvelles compétences en 2013. Elle comprend un responsable de la communication, une volontaire de la Francophonie (détachée pour un an), un adjoint administratif-site Internet et un responsable des Archives et de la Documentation (depuis mai 2013). Elle s’appuie aussi sur les ressources humaines et financières des projets dédiées à la communication.

Le renforcement de l’unité de communication a permis d’améliorer la visibilité des actions de la COI (par de nouvelles publications, de nouveaux outils de communication, un site Internet dynamisé...), de fluidifie la communication interne et de mieux mutualiser les informations. Grâce à la veille média et à la collecte des articles publiés dans les cinq Etats membres, une revue de presse est distribuée chaque vendredi  à tout le personnel de la COI, ainsi qu’aux OPL et RTN. L’agenda (mis à jour en temps réel sur le site et envoyé à tout le personnel chaque quinzaine), permet de mieux planifier les actions de communication des projets et du Secrétariat général et d’occuper plus stratégiquement le terrain médiatique.

Un nouveau département des relations publiques

Créé dans le cadre du renforcement des capacités du Secrétariat général, le département des relations publiques de la COI travaille étroitement avec l’unité de communication autour de trois missions essentielles : le protocole, l’évènementiel et les relations avec les médias. Il s’occupe notamment d’optimiser la diffusion et le suivi des communiqués de presse.

Des liens de proximité avec les médias

Des rencontres ont été programmées avec les patrons de presse et les directeurs des antennes audiovisuelles (TV, RADIO) à Maurice, mais également lors de missions COI dans les  autres pays membres. Elles ont permis de nouer des relations professionnelles, dynamiques et efficaces,de mieux comprendre les lignes éditoriales des différents supports, leurs objectifs en termes de lectorat et d’audience et leurs besoins d’informations, afin de mieux répondre à leurs attentes.

Des nouveaux médias sont venus enrichir la base de données : BBC Worldwide, CNBC Africa, Africa Aerospace, entre autres. La relation média avec Radio France Internationale s’est consolidée autour de nombreux sujets COI. Enfin,la COI a bénéficié de deux hors-séries dans le journal hebdomadaire  économique CAPITAL-Maurice à l’occasion du concours annuel pour la promotion de l’entrepreneuriat jeune dans la région, et lors du 24e Comité interrégional de coordination.

Zaona Rabetsitonta, maîtresse de cérémonie,lors du 9ème Forum économique des îles de l’océan Indien, octobre 2013

Le protocole et l’image de marque de la COI

Plateforme de coopération régionale, la COI entretient des rapports étroits avec les ministères des Affaires étrangères des Etats membres, le corps diplomatique, les organisations internationales partenaires (Union européenne, Banque africaine de développement, système des Nations unies, Agence française de développement, organisations régionales de l’Afrique orientale et australe), les administrations nationales, les universités et le monde de la recherche, la société civile et les ONG, ainsi que les acteurs privés de l’Indianocéanie (Chambres de commerce, groupements d’entrepreneurs).

Elle organise des grands événements, liés à la convocation de ses instances décisionnelles (Comité des officiers permanents de liaison, Conseil des ministres, Sommet des chefs d’Etat et de gouvernement), aux rencontres avec ses partenaires (c.f réunion du Comité interrégional de coordination) ou aux projets et programmes qu’elle pilote (Conférence régionale sur la connectivité numérique, Forum régional des femmes entrepreneurs…).

La nouvelle responsable des relations publiques veille au respect des règles et usages protocolaires et diplomatiques établis en matière d’étiquette, de  préséance et de placement lors des évènements officiels, des missions du Secrétaire général à l’étranger et des visites au siège de l’organisation.

Il s’agit d’offrir une bonne image de l’organisation et de s’assurer que ces rencontres se déroulent dans des conditions propices à des échanges fructueux. La rédaction d’une charte protocolaire est à l’étude afin de standardiser les relations institutionnelles de la COI.

 
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